一、 电子采购简介
尽管电子采购在最近几年才兴起,但电子采购已将采购功能转变成了一个交易场上的强有力的竞争武器,并迅速成为一种商业标准。A.T.Kearney 咨询公司提供的研究报告显示,从1998年到2002年,全世界顶尖的100家公司准备将通过互联网交易的B2B开支增加十倍。也就是说,这些公司希望将他们的网上采购总额从1998年的四百亿 美元增加到2002年的四千亿美元。以在电子化采购方面走在业界前列的世界著名跨国公司IBM为例,1998年第四季度刚开始电子采购的时候,通过英特网同IBM做生意的供应商数目为零,而现在这一数目是2.7万;该公司全年采购的460亿美元商品和服务中,逾九成通过网上进行。据Deloitte咨询公司调查,全球200家大企业中百分之三十已实施了初始方案,百分之六十一已开始筹化或考虑电子采购方案了。在国内,目前已有少数较大的企业,如海尔集团、河南新飞集团等,已经开始尝试电子采购,并从中得到了利润和实惠。更多的企业已开始筹化或考虑电子采购方案了。 以市场竞争激烈残酷的家电行业为例,河南新飞集团每年约有几十亿元的生产性材料、备件采购及几亿元的非生产性材料采购。以往的采购由采购部、招标办、审价办几个部门合作完成,采购的原配件、原材料是在采购部门做出计划后通过书面形式传达给招标办和其他相关部门,然后实施采购。这种采购计划、采购实施、采购价格分离的办法以及分离的信息传递过程,增加了采购的管理成本和时间成本,也降低了采购过程的透明度。2003年,在经过反复论证后,新飞开始了采购信息化的大胆尝试。经过对自身需求的了解,新飞把采购信息化平台定位为公司独立运营的网上B2B电子商务平台。新飞集团通过电子采购方式对公司2004年全部生产用原材料、配件等进行了采购。短短10天内,即完成了80%的生产用原材料的采购,节约采购成本近千万元。特别是今年在铜、钢等各种原材料涨价的情况下,通过新飞采购信息化平台,部分原材料价格下降了7%~10%。同时还节省了大量出差谈判的时间,采购人员只要坐在会议室,看着大屏幕,就完成了80%的原材料、配件的采购工作,为公司和供应商节省了大量的时间成本和人力成本。 电子采购可以优化企业的采购流程,降低采购管理成本,降低采购产品价格,提高工作效率,缩短采购周期,减少过量的安全库存,降低采购风险,实现前瞻性采购和战略采购等。实施电子采购对于提高企业的竞争力具有重要的意义。
二、 产品简介
电子目录采购系统是一套基于国内领先工作流技术的集办公自动化、产品目录管理、供应商管理以及电子采购于一体的综合解决方案。可以帮助客户快速高效地实现内部采购供应系统的任意商业运作流程及业务规则,搭建符合其自身需求的涵盖包括招标采购、竞价采购、商务谈判在内多种采购方式的在线采购平台,并能有效地管理供应商资源和产品目录信息。
三、 产品特点
◆ 灵活强大的工作流系统
系统基于工作流技术,采用自主开发的国内领先的工作流系统作为系统的核心。系统使用的工作流系统,是在参考了许多国外优秀工作流系统的基础之上,基于WFMC标准实现的,WFMC标准是由国际工作流标准化组织制定的一个工作流标准规范。系统采用面向对象的组件开发技术,将各种业务逻辑单元封装在一起,可以根据各种业务需要进行有效组合。基于强大的工作流系统,能够完美的实现各类流程的定制、管理和控制;通过内置的可视化建模工具,可以轻松实现顺序流程、分支流程、循环流程、并行流程、拆分流程、嵌套流程、递归流程等各种复杂的业务操作。对于流程过程中各个步骤的消息、提示等信息,可通过邮件自动通知相关操作人员,邮件内容模版管理。灵活强大的工作流系统,可以轻松实现商业流程的再造,极大地降低因实际使用中流程变化所需付出的开发成本。
◆ 提供多种采购方式,发挥市场杠杆效用
系统提供多种采购方式,如招标采购、竞价采购、谈判与直接采购等,用户可以根据物品或服务采购的特点选用合适的采购方式,从而降低交易成本,提高采购过程效率,真正意义上做到降低自身采购成本。
◆ 优化采购流程,提高采购过程效率
电子采购不仅仅是一个系统,而且还是一个全新的运营方式,需要商务流程和运作方式发生相应的巨大变化。电子采购并不是将网下操作原封不动的搬到网上,那样不是电子采购,仅仅是采购的电子化。 根据客户的需求,个性定制,实现客户需要的客户化开发。包括分析客户内部采购流程,对现行采购流程提出优化意见并得到用户确认,最终通过软件实现。因而我们所提供给客户的不仅仅是一个软件,而是一套针对客户特定需求的电子采购解决方案。
◆ 设定虚拟交易环境,体现交易公平原则
系统基于严密的安全机制和强大的图像处理能力,能够建立完善的虚拟交易环境,在线实现各种交易的全部过程。无论是电子竞价模块的竞价大厅,还是在线招标模块的开标与评标大厅,或者谈判采购模块的谈判大厅,都能够实现线下操作的全部功能。例如竞价采购模块提供了基于图像和文本方式的"竞价大厅"。自由灵活的商业规则和竞价规则设定,实时生动的竞价过程显示,既能给采购方和供应方提供明晰的实时交易数据和资料,又能营造出供应方之间激烈的竞价氛围。通过虚拟交易环境的设定,真正体现交易的公开、公平、公正原则。
◆ 客制化简单方便
每个企业有自身的企业文化和迥异的行业特色,由此形成的独特业务流程代表了企业的特殊市场竞争力。系统提供强大的节点和流程客制化功能,满足了企业特殊业务流程的快速建置。通过系统提供的节点定义工具可以定义各种流程节点及相关的表单,通过内置的可视化建模工具可以轻松实现各种复杂的业务流程。
◆ 协同性、集成性
系统是一个协同的、集成的采购管理平台,使各种类型的用户(包括组织者、采购业主、投标商、审批机构等) 都能在同一且个性化的信息门户中一起协同工作, 摆脱时间和地域的限制。
◆ 开放的平台, 良好的系统扩展性、灵活性
系统采用了目前流行的工作流技术,工作流引擎的设计和开发遵循了国际组织所提出的参考标准,使得该引擎可以更加方便地与企业的其它系统进行很好地集成,如与企业的办公自动化系统或ERP系统集成。同时系统采用目前居业界领导地位的JAVA Solution,具有跨平台、稳定、易扩充整合等优势。系统提供基于XML技术的数据输入输出接口,可以方便地和其他系统交换信息。接口技术资料完全公开,便于用户二次开发。可以提供对现有的外部资源的接口的轻松的整合。系统支持目前几乎所有的主流数据库,包括Oracle,MS Sql Server,Mysql,DB2,Sybase等。所有这些保证了系统具有宽泛的应用环境、强大的流程再建能力和广阔的升级空间。
◆ 易监控、易管理
管理员可通过系统提供的图形化的流程监控工具,监视采购流程的进展情况,查看已完成节点的日志等。
◆ 强大的文档处理功能
用户自定义文档模板,系统自动生成文档。所有的文档都可以灵活、自由的进行模板定制,如采购招标文件、中标通知书等,系统根据模板自动生成文档,并能与各种文档编辑工具(如Word等)进行良好的集成。用户既可使用各种文档编辑工具(如Word等)编辑文档模板,也可使用系统提供的类Word在线编辑器编辑文档模板。
◆ 数据查询统计快捷方便
提供可自定义的万能查询,可查询统计所有组合条件的数据,并能导出查询统计结果信息,导出文件类型包括Word文档、Excel文档、纯文本等。
◆ 强大的信息发布功能
能发布各种公告信息,信息发布格式完全由用户定义;信息发布时间既可由通过用户界面控制,也可设置条件由系统根据条件自动发布。